Algemene voorwaarden

1Wie we zijn

OfficeFlow vof, Pootlaan 63, 4707 JB Roosendaal, ingeschreven bij de KVK onder nummer 42041799 en met btw-id NL869439686B01, levert de dienst OfficeFlow. Je bereikt ons via mail@officeflowcompany.com.

In deze voorwaarden noemen we onszelf "wij" of "ons", en de dienst "OfficeFlow". Het bedrijf of de organisatie die OfficeFlow gebruikt, noemen we "jij".

2Wanneer deze voorwaarden gelden

1. 2.1
   Deze voorwaarden gelden voor elke offerte van ons en voor elke overeenkomst over OfficeFlow, ook voor de inrichting.
2. 2.2
   OfficeFlow is alleen voor bedrijven en organisaties. Je gebruikt OfficeFlow voor je beroep of bedrijf, niet als consument.
3. 2.3
   Bij elke overeenkomst hoort onze verwerkersovereenkomst, met de afspraken over persoonsgegevens. Zegt die over persoonsgegevens iets anders dan deze voorwaarden, dan gaat de verwerkersovereenkomst voor.
4. 2.4
   Jouw eigen voorwaarden, zoals inkoopvoorwaarden, gelden niet. We wijzen ze uitdrukkelijk van de hand.
5. 2.5
   Spreken we iets anders af dan hier staat, dan geldt dat alleen als we het schriftelijk hebben vastgelegd. Een e-mail is genoeg.
6. 2.6
   Is een bepaling ongeldig, dan blijven de andere bepalingen gelden. In de plaats van de ongeldige bepaling komt een geldige die er zo dicht mogelijk bij ligt.
7. 2.7
   De informatieplichten voor overeenkomsten via internet uit artikel 6:227b lid 1 en artikel 6:227c van het Burgerlijk Wetboek gelden niet.

3Hoe de overeenkomst begint

1. 3.1
   Een offerte is vrijblijvend en 30 dagen geldig, tenzij er iets anders in staat.
2. 3.2
   De overeenkomst begint zodra je onze offerte accepteert of in de app je groothandel aanmaakt, wat het eerst gebeurt. Accepteren mag per e-mail. Bij elke offerte sturen we deze voorwaarden mee.
3. 3.3
   Wie een offerte accepteert of een groothandel aanmaakt, verklaart dat hij dat namens het bedrijf mag doen.

4Wat OfficeFlow doet

1. 4.1
   OfficeFlow leest de bestellingen uit die je klanten sturen, zoals mails, pdf's, Excel-lijsten en foto's. OfficeFlow koppelt ze aan jouw klanten en artikelen en zet de order klaar om te controleren. Goedgekeurde orders exporteer je als bestand, of je stuurt ze naar je pakket zodra die koppeling beschikbaar is.
2. 4.2
   OfficeFlow is in ontwikkeling. Op onze website staat per onderdeel wat werkt en wat in test is. Een onderdeel in test kun je gebruiken, maar het is nog niet getest op echte orders of met een echt pakket.
3. 4.3
   OfficeFlow leest bestellingen met een taalmodel (AI). Dat kan fouten maken, bijvoorbeeld in het artikel, het aantal, de eenheid, de leverdatum of de klant. Daarom stuurt OfficeFlow niets naar je klant of je pakket zonder dat iemand van jouw bedrijf de order heeft goedgekeurd.
4. 4.4
   We mogen OfficeFlow verbeteren en veranderen. Valt daardoor een onderdeel weg dat je gebruikt, dan laten we dat minstens 30 dagen vooraf weten. Je mag dan opzeggen tegen de dag waarop de verandering ingaat. Wat je vooruit hebt betaald voor de tijd daarna, krijg je terug.
5. 4.5
   Om OfficeFlow te leveren, gebruiken we diensten van andere bedrijven, zoals hosting, mail en AI. Welke dat zijn, staat in de verwerkersovereenkomst.
6. 4.6
   OfficeFlow is geen archief. Bewaar goedgekeurde orders in je eigen pakket of administratie.

5Wat we van je vragen

1. 5.1
   Controleer elke order voordat je hem goedkeurt. Een goedgekeurde order geldt als door jou gecontroleerd. Jij bent verantwoordelijk voor wat je goedkeurt, exporteert of naar je pakket stuurt.
2. 5.2
   Zorg dat je artikelen, klanten, prijzen en afspraken in OfficeFlow kloppen. OfficeFlow werkt met de gegevens die jij aanlevert.
3. 5.3
   Je staat ervoor in dat je de gegevens die je in OfficeFlow zet, mag gebruiken en met ons mag delen. OfficeFlow is niet bedoeld voor bijzondere persoonsgegevens, zoals gegevens over gezondheid, en niet voor burgerservicenummers. Stuur geen bestellingen door waarin zulke gegevens staan, tenzij we dat vooraf met je hebben afgesproken.
4. 5.4
   Houd inloggegevens geheim. Je bent verantwoordelijk voor wat er met de accounts van jouw bedrijf gebeurt. Vermoed je misbruik, mail ons dan meteen.
5. 5.5
   Gebruik OfficeFlow niet in strijd met de wet, en niet op een manier die OfficeFlow of andere klanten schaadt. Probeer bijvoorbeeld niet in te breken, de dienst te overbelasten of hem na te bouwen.
6. 5.6
   Kom je boven het aantal orders van je pakket, dan overleggen we over een pakket dat past. Zonder jouw akkoord brengen we niets extra in rekening.

6Prijzen en betalen

1. 6.1
   Je betaalt alleen wat we vooraf met je hebben afgesproken, in een offerte of per e-mail. Zonder zo'n afspraak is het gebruik van OfficeFlow gratis.
2. 6.2
   Alle prijzen zijn exclusief btw.
3. 6.3
   Het maandbedrag factureren we aan het begin van elke maand. De eenmalige inrichting factureren we als de inrichting klaar is.
4. 6.4
   Betaal een factuur binnen 14 dagen na de factuurdatum.
5. 6.5
   Betaal je niet op tijd, dan sturen we een herinnering. Betaal je ook daarna niet binnen 14 dagen, dan mogen we je toegang tot OfficeFlow blokkeren tot je hebt betaald. Over het bedrag dat je te laat betaalt, betaal je dan de wettelijke handelsrente, en de incassokosten die de wet toestaat.
6. 6.6
   We mogen onze prijzen veranderen. Dat laten we minstens 30 dagen vooraf weten. Ga je niet akkoord, dan mag je opzeggen tegen de dag waarop de nieuwe prijs ingaat.
7. 6.7
   Zeg je op, dan krijg je geen geld terug voor een maand die al is begonnen, behalve in de gevallen die in deze voorwaarden of de verwerkersovereenkomst staan.

7Looptijd en opzeggen

1. 7.1
   De overeenkomst loopt per maand en wordt elke maand vanzelf verlengd. Er is geen jaarcontract.
2. 7.2
   Jij kunt op elk moment opzeggen, per e-mail. De overeenkomst stopt dan aan het einde van de kalendermaand waarin je opzegt.
3. 7.3
   Wij kunnen opzeggen met een opzegtermijn van twee maanden. Gebruik je OfficeFlow gratis, dan is die termijn één maand.
4. 7.4
   Ieder van ons mag de overeenkomst direct beëindigen als de ander:

   • een belangrijke afspraak niet nakomt, en dat ook niet doet binnen een redelijke termijn nadat hij daar schriftelijk op is gewezen;
   • failliet gaat of surseance van betaling krijgt.
5. 7.5
   Gebruik je OfficeFlow in strijd met artikel 5.5, dan mogen we je toegang meteen blokkeren.
6. 7.6
   Na het einde stopt je toegang tot OfficeFlow. Tot 30 dagen na het einde kun je ons om een export van je gegevens vragen: je artikelen, klanten, afspraken en orders. Daarna, en uiterlijk 60 dagen na het einde, verwijderen we je gegevens. Hoe dat gaat, staat in de verwerkersovereenkomst.

8Beschikbaarheid en onderhoud

1. 8.1
   We doen ons best om OfficeFlow altijd goed bereikbaar te houden, maar we beloven geen vaste beschikbaarheid.
2. 8.2
   OfficeFlow draait op diensten van andere bedrijven. Hebben die een storing, dan kan OfficeFlow ook geheel of gedeeltelijk niet werken.
3. 8.3
   Onderhoud doen we zo veel mogelijk buiten kantoortijden. Verwachten we dat je er last van hebt, dan laten we dat vooraf weten.

9Jouw gegevens

1. 9.1
   De gegevens die je in OfficeFlow zet, blijven van jou: je artikelen, klanten, prijsafspraken, bestellingen en orders.
2. 9.2
   We gebruiken je gegevens alleen om OfficeFlow voor jou te laten werken. We verkopen ze niet en gebruiken ze niet voor andere klanten. Wat OfficeFlow leert van jouw correcties, geldt alleen voor jouw bedrijf.
3. 9.3
   We gebruiken je gegevens niet om AI-modellen te trainen. De AI-dienst die we gebruiken, doet dat volgens zijn voorwaarden ook niet.
4. 9.4
   We mogen bijhouden hoe OfficeFlow wordt gebruikt, zoals het aantal orders en regels, om de dienst te beheren, te verbeteren en te factureren. In die cijfers zijn geen personen te herkennen.

10Intellectueel eigendom

1. 10.1
   OfficeFlow is van ons: de software, het ontwerp en de teksten. Tijdens de overeenkomst mogen jij en je medewerkers OfficeFlow gebruiken voor je eigen bedrijf. Je mag OfficeFlow niet doorverkopen of aan andere bedrijven beschikbaar stellen.
2. 10.2
   Geef je ons ideeën of feedback, dan mogen we die gebruiken om OfficeFlow te verbeteren, zonder dat we je daarvoor betalen.

11Geheimhouding

1. 11.1
   We houden allebei geheim wat we van elkaar te weten komen en waarvan we begrijpen dat het vertrouwelijk is, zoals jouw klanten, prijzen en bestellingen. Dat blijft zo na het einde van de overeenkomst.
2. 11.2
   Dat geldt niet voor informatie die al openbaar is, of die we volgens de wet of een rechter moeten geven.

12Aansprakelijkheid

1. 12.1
   Zijn we aansprakelijk, dan vergoeden we alleen directe schade. Dat zijn de redelijke kosten om de oorzaak en de omvang van de schade vast te stellen, om een fout van ons te herstellen, en om schade te voorkomen of te beperken.
2. 12.2
   Indirecte schade vergoeden we niet. Daaronder vallen bijvoorbeeld gevolgschade, gederfde winst, gemiste besparingen, schade door stilstand van je bedrijf en schade aan je relatie met klanten.
3. 12.3
   We zijn niet aansprakelijk voor schade door een fout in een order die jij hebt goedgekeurd, of door gegevens die jij hebt aangeleverd.
4. 12.4
   Onze totale aansprakelijkheid is beperkt tot het bedrag dat je in de twaalf maanden vóór de gebeurtenis die de schade veroorzaakte aan ons hebt betaald, exclusief btw, met een minimum van € 1.000. Een reeks samenhangende gebeurtenissen telt als één gebeurtenis.
5. 12.5
   Deze beperkingen gelden niet als de schade komt door opzet of bewuste roekeloosheid van ons.
6. 12.6
   Komen we een afspraak niet na, wijs ons daar dan eerst schriftelijk op en geef ons een redelijke termijn om het op te lossen. Pas daarna kunnen we aansprakelijk zijn, tenzij oplossen niet meer kan.
7. 12.7
   Meld schade zo snel mogelijk schriftelijk. Het recht op vergoeding vervalt als je de schade niet binnen twaalf maanden nadat je hem ontdekte bij ons hebt gemeld.
8. 12.8
   Dit artikel geldt ook voor de verwerkersovereenkomst.

13Overmacht

1. 13.1
   We zijn niet aansprakelijk als we een afspraak niet kunnen nakomen door overmacht. Daaronder vallen ook een storing bij een bedrijf waarvan we diensten gebruiken (zoals hosting, mail of AI), een storing van internet of stroom, een cyberaanval ondanks redelijke beveiliging en een maatregel van de overheid.
2. 13.2
   Duurt de overmacht langer dan 60 dagen, dan mag ieder van ons de overeenkomst beëindigen. Wat je vooruit hebt betaald voor de tijd daarna, krijg je terug.

14Deze voorwaarden veranderen

1. 14.1
   We mogen deze voorwaarden veranderen. Belangrijke veranderingen laten we minstens 30 dagen vooraf per e-mail weten. Ga je niet akkoord, dan mag je opzeggen tegen de dag waarop de verandering ingaat.
2. 14.2
   Moeten we iets veranderen omdat de wet dat eist, dan kan dat sneller.
3. 14.3
   De versie die geldt, staat altijd op officeflowcompany.com/voorwaarden.html. Een eerdere versie sturen we je op verzoek.

15Overdracht

1. 15.1
   Je mag de overeenkomst niet aan een ander overdragen zonder onze toestemming.
2. 15.2
   Wij mogen de overeenkomst overdragen aan een bedrijf dat OfficeFlow voortzet, bijvoorbeeld als we de vof omzetten in een bv. Daar geef je nu al toestemming voor. We laten het je vooraf weten. Ben je het er niet mee eens, dan mag je opzeggen tegen de dag van de overdracht.

16Recht en geschillen

1. 16.1
   Op deze voorwaarden en op de overeenkomst is Nederlands recht van toepassing.
2. 16.2
   Hebben we een geschil, dan proberen we het eerst samen op te lossen. Lukt dat niet, dan beslist de rechtbank Zeeland-West-Brabant.