Privacy Policy

Laatst bijgewerkt: 20 april 2026

OfficeFlow ("wij", "ons") respecteert je privacy en gaat zorgvuldig om met je persoonlijke gegevens en Gmail-data. Dit privacybeleid beschrijft welke gegevens we verzamelen, waarom we ze nodig hebben, hoe we ze opslaan en welke rechten je hebt. Deze policy geldt voor het product Mailbox Manager (Gmail-integratie) en voor OfficeFlow als geheel.

1. Verantwoordelijke

OfficeFlow is een Nederlandse onderneming, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 42041799 (BTW-identificatienummer NL869439686B01). Voor vragen over dit privacybeleid of over je gegevens kun je contact opnemen via mail@officeflowcompany.com.

2. Welke gegevens we verwerken

2.1 Accountgegevens

• E-mailadres
• Naam (optioneel, uit je Google-account)
• Abonnementsstatus en betaalgegevens (verwerkt door Stripe — wij zien je kaartgegevens niet)
• Voorkeuren en instellingen die je opgeeft tijdens onboarding

2.2 Gmail-gegevens (Mailbox Manager)

Na expliciete toestemming via Google OAuth verwerken we:

• Metadata van e-mails (afzender, ontvanger, onderwerp, datum, labels, thread-ID)
• Inhoud van inkomende e-mails (om te classificeren en concept-replies te genereren)
• Inhoud van eerder verstuurde e-mails (om je schrijfstijl en toon te leren)
• Gmail-labels die we beheren (zoals Priority, To Respond, Waiting On Reply, Follow Up, Done)
• Door OfficeFlow aangemaakte concepten (drafts)

2.3 Gebruiksgegevens

• Logs van acties binnen OfficeFlow (bijv. wanneer een concept is aangemaakt)
• Technische gegevens voor foutopsporing (IP, user agent, timestamp)

3. Gmail-scopes die we gebruiken

Voor Mailbox Manager vragen we de volgende Google OAuth-scopes:

• gmail.readonly — om inkomende mails en verstuurde mails te lezen voor classificatie en stijlanalyse
• gmail.modify — om labels aan threads toe te voegen (Priority, To Respond, etc.) en concepten aan te maken
• gmail.compose — om concept-antwoorden (drafts) in de juiste thread te plaatsen
• userinfo.email / userinfo.profile — om je account te koppelen aan OfficeFlow

OfficeFlow verstuurt nooit automatisch e-mails. Concepten blijven als draft in je Gmail staan en alleen jij bepaalt of ze verzonden worden. We archiveren of verwijderen nooit mails namens jou.

4. Waarvoor we je gegevens gebruiken

• E-mails classificeren en van een status-label voorzien
• Concept-antwoorden genereren in jouw toon en schrijfstijl
• De "Morning Briefing" opstellen met belangrijke punten van je dag
• Toezeggingen en follow-ups in je mails detecteren
• Accountbeheer, facturatie en support
• Het product veilig houden en misbruik voorkomen

We gebruiken je Gmail-gegevens niet voor advertenties, niet voor het trainen van generieke AI-modellen en niet voor andere doeleinden dan hierboven beschreven.

5. Delen met derden (subverwerkers)

We delen alleen met partijen die strikt nodig zijn om de dienst te leveren. Elke partij is gebonden aan een verwerkersovereenkomst en passende beveiliging.

• Google (Gmail API) — bronsysteem voor je mailbox
• Supabase — opslag van account- en appdata (EU-hosting)
• OpenAI — AI-verwerking van mailinhoud voor classificatie en draft-generatie, en analyse van bijlagen (PDF, Word, Excel, PowerPoint, CSV en tekstbestanden) voor het genereren van samenvattingen die naast je concept-antwoord verschijnen. Bijlagen worden alleen geanalyseerd voor mail die een reactie verdient (max 5 MB per bestand, max 3 bijlagen per mail). OpenAI gebruikt deze data niet voor het trainen van modellen (API-data is standaard uitgesloten van training).
• Stripe — betalingsverwerking en abonnementsbeheer
• Railway — hosting van de backend

We verkopen je gegevens nooit. We delen je data niet met adverteerders of data brokers.

6. Hoe lang we data bewaren

• Accountgegevens: zolang je abonnement actief is
• Gmail-inhoud: we bewaren alleen het minimum dat nodig is voor classificatie, stijlleren en draft-generatie. Oudere verwerkingsresultaten worden periodiek opgeschoond.
• Logs: maximaal 90 dagen
• Na opzegging: accountdata wordt binnen 30 dagen verwijderd, tenzij we wettelijk verplicht zijn iets langer te bewaren (bijv. facturen: 7 jaar conform Nederlandse fiscale wetgeving)

7. Toegang, verwijdering en intrekking

Je hebt op elk moment volledige controle over je data:

• Toegang intrekken: via myaccount.google.com/permissions kun je de OfficeFlow-koppeling direct verwijderen.
• Account en data verwijderen: stuur een mail naar mail@officeflowcompany.com vanaf het bij ons bekende e-mailadres. We bevestigen binnen 72 uur en verwijderen je data binnen 30 dagen.
• Inzage of export: op verzoek leveren we een kopie van je accountdata aan.

8. Beveiliging

• Alle verbindingen via HTTPS/TLS
• OAuth-tokens versleuteld opgeslagen
• Data-opslag in Supabase met EU-hosting en rij-niveau beveiliging
• Toegang tot productiedata is strikt beperkt tot geautoriseerde medewerkers

Geen enkel systeem is 100% veilig. Bij een datalek informeren we betrokkenen en de Autoriteit Persoonsgegevens conform de AVG.

9. Je rechten onder de AVG

Als gebruiker in de EU heb je recht op:

• Inzage in je gegevens
• Rectificatie van onjuiste gegevens
• Verwijdering ("recht om vergeten te worden")
• Beperking van verwerking
• Dataportabiliteit
• Bezwaar tegen verwerking

Verzoeken kun je richten aan mail@officeflowcompany.com. Je hebt daarnaast het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

10. Wijzigingen

We kunnen dit beleid van tijd tot tijd aanpassen. Bij wezenlijke wijzigingen informeren we je per e-mail. De datum bovenaan deze pagina geeft aan wanneer het beleid voor het laatst is bijgewerkt.

11. Contact

Vragen over privacy, je data of dit beleid?
OfficeFlow
KVK 42041799
BTW NL869439686B01
E-mail: mail@officeflowcompany.com