Algemene voorwaarden

OfficeFlow is een softwarebedrijf gevestigd in Roosendaal, Nederland, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 42041799 (BTW-identificatienummer NL869439686B01). Wij bieden het platform OfficeFlow aan: een online tool waarmee ondernemers offertes, facturen en herinneringen kunnen aanmaken, versturen en automatiseren.

OfficeFlow is uitsluitend een softwaretool. Wij zijn geen partij in de overeenkomst tussen jou en jouw klanten. Wij bieden geen juridische, financiële of fiscale adviesdiensten aan.

Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op elk gebruik van het OfficeFlow-platform en op alle overeenkomsten tussen OfficeFlow en de gebruiker. Door een account aan te maken of het platform te gebruiken, aanvaard je deze voorwaarden.

OfficeFlow behoudt zich het recht voor deze voorwaarden te wijzigen. Bij wezenlijke wijzigingen ontvang je een melding via e-mail. Voortgezet gebruik na een wijziging geldt als aanvaarding van de nieuwe voorwaarden.

Je bent verantwoordelijk voor:

• de juistheid van de gegevens die je invoert in OfficeFlow, waaronder klantgegevens, bedragen, omschrijvingen en belastingpercentages;
• het geheimhouden van je inloggegevens en het voorkomen van onbevoegd gebruik van jouw account;
• naleving van alle toepasselijke wet- en regelgeving bij het versturen van offertes, facturen en herinneringen aan jouw klanten;
• het hebben van een geldige grondslag voor de verwerking van persoonsgegevens van jouw klanten (zie ook ons privacybeleid).

Je mag OfficeFlow niet gebruiken voor onrechtmatige of frauduleuze doeleinden, voor het versturen van spam, of voor activiteiten die in strijd zijn met de wet.

Het gebruik van OfficeFlow is een betaalde dienst. De abonnementskosten worden vooraf gefactureerd per maand of per jaar, afhankelijk van de gekozen periode. Betalingen worden verwerkt via Stripe.

Bij het niet tijdig betalen van het abonnement behoudt OfficeFlow zich het recht voor de toegang tot het platform tijdelijk op te schorten totdat betaling heeft plaatsgevonden.

Opzegging van het abonnement dient te geschieden via de accountinstellingen in het platform. Na opzegging blijft het abonnement actief tot het einde van de lopende betaalperiode. Er vindt geen restitutie plaats van reeds betaalde abonnementskosten.

Het is jouw eigen verantwoordelijkheid als ondernemer om te zorgen dat jouw klanten betalen. OfficeFlow is niet aansprakelijk voor schade, verlies of kosten die ontstaan doordat een klant van jou een factuur geheel of gedeeltelijk onbetaald laat — ongeacht of OfficeFlow is gebruikt om de factuur of herinneringen te versturen.

OfficeFlow biedt hulpmiddelen zoals automatische betalingsherinneringen om het inningsproces te ondersteunen, maar geeft geen garantie dat klanten zullen betalen.

OfficeFlow is niet aansprakelijk voor indirecte schade, gevolgschade, gederfde winst, gemiste omzet of schade door verlies van gegevens, tenzij er sprake is van opzet of grove schuld aan de zijde van OfficeFlow.

De aansprakelijkheid van OfficeFlow is in alle gevallen beperkt tot het bedrag dat jij in de drie maanden voorafgaand aan het schadeveroorzakende incident aan abonnementskosten hebt betaald, met een maximum van € 500.

OfficeFlow wordt geleverd "zoals het is" ("as is"). Hoewel wij ons best doen om het platform stabiel en beschikbaar te houden, geven wij geen garantie van ononderbroken of foutloze werking.

OfficeFlow streeft naar een hoge beschikbaarheid van het platform, maar kan geen uptime-garantie geven. Bij gepland onderhoud trachten wij dit buiten kantooruren in te plannen en gebruikers tijdig te informeren.

OfficeFlow behoudt zich het recht voor functionaliteit te wijzigen, toe te voegen of te verwijderen. Wezenlijke functionaliteitswijzigingen worden vooraf gecommuniceerd.

Alle gegevens die jij invoert in OfficeFlow — waaronder klantgegevens, offertes en facturen — blijven jouw eigendom. OfficeFlow verwerkt deze gegevens uitsluitend in opdracht van jou en voor het leveren van de dienst.

Na beëindiging van je abonnement kun je jouw gegevens opvragen gedurende 30 dagen. Na deze periode worden accountgegevens verwijderd, met uitzondering van gegevens waarvoor een wettelijke bewaarplicht geldt (zie ons privacybeleid).

9.1 Rollen. Wanneer de gebruiker klantgegevens invoert in OfficeFlow — zoals namen, e-mailadressen en financiële informatie van zijn of haar klanten — handelt de gebruiker als verwerkingsverantwoordelijke en handelt OfficeFlow als verwerker in de zin van de AVG.

9.2 Doel en aard van de verwerking. OfficeFlow verwerkt persoonsgegevens van de klanten van de gebruiker uitsluitend voor het leveren van de OfficeFlow-dienst: het opslaan, tonen, versturen en automatiseren van offertes, facturen en herinneringen op instructie van de gebruiker.

9.3 Categorieën van gegevens en betrokkenen. De verwerkte gegevens betreffen contactgegevens (naam, e-mailadres, adres) en financiële gegevens (factuurbedragen, betaalstatus) van de klanten van de gebruiker.

9.4 Duur. De verwerking duurt voort zolang de gebruiker een actief account heeft bij OfficeFlow. Na beëindiging worden persoonsgegevens verwijderd overeenkomstig het privacybeleid, met inachtneming van wettelijke bewaarplichten.

9.5 Verplichtingen van OfficeFlow als verwerker. OfficeFlow verplicht zich om:

• persoonsgegevens uitsluitend te verwerken op gedocumenteerde instructie van de gebruiker, tenzij een wettelijke verplichting anders vereist;
• vertrouwelijkheid te waarborgen en ervoor te zorgen dat alleen geautoriseerde medewerkers toegang hebben tot de persoonsgegevens;
• passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen te treffen conform artikel 32 AVG;
• geen sub-verwerkers in te schakelen zonder toestemming van de gebruiker. De huidige sub-verwerkers zijn Supabase en Stripe; door deze voorwaarden te aanvaarden geeft de gebruiker toestemming voor het gebruik van deze sub-verwerkers;
• de gebruiker te ondersteunen bij het nakomen van verzoeken van betrokkenen (inzage, rectificatie, verwijdering e.d.);
• de gebruiker te ondersteunen bij verplichtingen op het gebied van beveiliging, melding van datalekken en gegevensbeschermingseffectbeoordelingen;
• na afloop van de dienstverlening alle persoonsgegevens te verwijderen of terug te geven, tenzij een wettelijke verplichting opslag vereist;
• alle informatie ter beschikking te stellen die nodig is om de naleving van dit artikel aan te tonen.

9.6 Verantwoordelijkheid van de gebruiker. De gebruiker is als verwerkingsverantwoordelijke zelf verantwoordelijk voor het hebben van een geldige rechtsgrond voor de verwerking van de klantgegevens die hij in OfficeFlow invoert, voor het informeren van zijn eigen klanten over de verwerking, en voor naleving van de AVG in zijn eigen bedrijfsvoering.

Alle intellectuele eigendomsrechten op het OfficeFlow-platform, inclusief de software, het ontwerp en de documentatie, berusten bij OfficeFlow. Het is niet toegestaan het platform te kopiëren, aan te passen, te reverse-engineeren of te distribueren zonder uitdrukkelijke schriftelijke toestemming.

Jij kunt je abonnement op elk moment opzeggen via de accountinstellingen. De dienst blijft beschikbaar tot het einde van de lopende betaalperiode.

OfficeFlow behoudt zich het recht voor een account te schorsen of te beëindigen bij:

• overtreding van deze algemene voorwaarden;
• onrechtmatig gebruik van het platform;
• aanhoudende niet-betaling van het abonnement.

Bij beëindiging door OfficeFlow wegens wanprestatie vindt geen restitutie van abonnementskosten plaats.

Op deze algemene voorwaarden en alle overeenkomsten tussen OfficeFlow en de gebruiker is Nederlands recht van toepassing. Geschillen worden in eerste aanleg voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement waar OfficeFlow gevestigd is.

Heb je vragen over deze algemene voorwaarden? Neem dan contact met ons op via info@officeflowcompany.com.